Hoe organiseer je due diligence of ketenzorg?
Heeft de naaister van een topje dat hier voor vijf euro in de winkel ligt, een eerlijk loon gehad? En is de koffie die we hier schenken, niet het resultaat van slavernij?
Voor consumenten is het enorm lastig om dit te checken. Daarom wil het Europees Parlement dat er wetgeving komt die bedrijven dwingt om zelf actie te ondernemen tegen onder meer kinderarbeid, vervuiling en aantasting van het milieu in de hele keten. "De toekomst ligt bij bedrijven die mens en milieu op een gezonde manier behandelen, niet bij bedrijven die een verdienmodel hebben gemaakt van milieuschade en exploitatie."
Steeds vaker wordt ketenzorg samen genoemd met de rapporteringsrichtlijn CSRD of Corporate Social Reporting Directive. De CSDDD stelt verplichte zorgvuldigheidseisen die bedrijven moeten implementeren.
Due diligence is een continu proces om ondernemingen te helpen risico's met betrekking tot mensenrechten, arbeidsrechten en het milieu te identificeren om deze risico's te beëindigen, te voorkomen of te verminderen.
Due diligence is een essentieel onderdeel van internationaal verantwoord ondernemen en is een hoofdthema van de internationaal bekrachtigde OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen (2011) en de United Nations Guiding Principles (UNGP's). Due diligence wordt ook wel ketenverantwoordelijkheid genoemd.
Verwacht wordt dat de CSDDD vanaf 2025 van kracht zal zijn. Net als de CSRD wordt de CSDD een gamechanger voor Europese bedrijven. In eerste instantie voor grote Europese bedrijven zal het 'ripple down' effect ervoor zorgen dit uiteindelijk ook bij KMO's belandt. Je tijdig voorbereiden op vragen is de boodschap!
Bovendien moeten we ons afvragen wat duurzaamheid betekent voor jouw klanten en stakeholders.
Zitten daar vragen bij over milieu impact van de grondstoffen? De werkomstandigheden bij de productie partners? Die antwoorden vind je in je supply chain, in dialoog met jouw toeleveranciers. Als bedrijf zal jij uiteindelijk ook aansprakelijk gehouden worden voor de prestaties in jouw aankoopketen. Bij de meeste sectoren is de grootste carbon footprint winst te halen bij scope 3, dit zal niet anders zijn voor arbeids- en mensenrechten.
Aan de slag
Onderstaand schema geeft de verschillende stappen weer die gezet moeten worden in functie van goede ketenzorg.
1. Ontwikkel een beleid voor verantwoord ondernemen en inkopen, beschrijf hierin hoe je bedrijf zicht inzet voor ethische en duurzame inkooppraktijken.
Ga in dialoog met leveranciers om uw verwachtingen over te brengen en hun deelname aan initiatieven voor verantwoord inkopen aan te moedigen.
De meeste toeleveringsketens zijn complex. Door alles systematisch in kaart te brengen, krijg je hier meer en beter inzicht. Zorg voor een gebruiksvriendelijke tool voor datamanagement en transparantie.
Als bedrijf heb je bovendien soms weinig gewicht bij je toeleveranciers. Dit maakt het extra uitdagend om je ketenzorg goed te organiseren. Bekijk hier zeker hoe je je keten kan consolideren: Beperk je aantal leveranciers, zet lange termijn relaties op en kijk om inefficiënte, kleine vertakkingen uit te faseren of te groeperen.
Voortaan kan je naast prijs en kwaliteit ook duurzaamheid gaan meewegen.
Er is leiderschap nodig en hefbomen om alles succesvol te kunnen implementeren. De aankoopafdeling moet aan boord. Integreer due diligence in je dagelijkse werking en zorg voor een link met het ERP.
2. Identificeer en beheer de mogelijke risico’s in je toeleveringsketen
Afhankelijk van de sector waarin je opereert, zullen andere sociale en milieu risico’s spelen. Doe een desk research, bevraag je sectorgenoten, relevante maatschappelijke stakeholders en natuurlijk je leveranciers zelf om zo een mooi beeld te krijgen van de grootste uitdagingen.
Om de duurzaamheidsrisico’s te prioriteren moet je vervolgens de ernst van de negatieve gevolgen en de waarschijnlijkheid gaan wegen. Zo krijg je duidelijk zicht op de werkpunten.
Er bestaan online al tools die je helpen deze risico’s per productcategorie en land in kaart te brengen, de MVO risico checker https://www.mvorisicochecker.nl/nl bijvoorbeeld geeft je naast de sociale, milieu en bestuurlijke risico’s in hun rapport reeds tips en tools mee om mee aan de slag te gaan.
3. Stop, voorkom of beperk negatieve gevolgen
4. Volg resultaten en implementatie op
Jouw Code of Conduct (uit Responsible Business of sourcing policy) vormt een duidelijk kader voor jou en je leveranciers. In jouw CoC geef je weer welke sociale, milieu en governance impact categorieën je wil gaan capteren, monitoren en verbeteren en hoe.
Besteed hier veel aandacht aan de vormgeving en symbolen om zo een gemeenschappelijke taal te vinden. Je kan je baseren op algemene conventies en deze eigen maken.
Aan de hand van vragenlijsten, bezoeken, eigen of onafhankelijke audits en andere documenten kan je nu aan de slag om de nodige data te verzamelen. Dankzij ingebouwde audit en controle systemen (eigen of via externe tools) creëer je een monitoring- en verbetersysteem, gebaseerd op jouw realiteit en organisatie. Externe certificatie of partnerships kunnen hier een goeie aanvulling zijn ter validatie, rapportage en communicatie.
5. Communiceer hoe deze gevolgen worden aangepakt
6. Werk (mee) aan herstel indien van toepassing
Lid worden van een MSI multi stakeholder Initiatief geeft jouw Due Diligence traject de juiste richting, aandachtspunten en doelstellingen. De partnerschappen met gelijkgestemde professionals geeft steun, data, inspiratie en mogelijkheden voor samenwerking om zo meer positieve invloed te hebben.
Er bestaan reeds toolboxen waarmee je na een zelfevaluatie aan de slag kan via een online handleiding. De https://www.duediligencetoolbox.be/ bijvoorbeeld is er ééntje op maat van KMO’s.
WEERAL EXTRA WERK of… … een goeie reputatie, verkleinde risico’s, future proof en kostenbesparend?
Contacteer ons en we helpen je snel, laagdrempelig en op maat van jullie huidige inkooppraktijken op weg!